سیستم مديريت مشاركت پذير بر اساس نظام پيشنهادها
آشنائی با سیستم مديريت مشاركت پذير بر اساس نظام پيشنهادها
پیشگفتار
از ابتدای پیروزی انقلاب اسلامی ، ایجاد تحول در نظام اداری کشور و نیل به نظامی مطلوب ، صحیح و کارآمد در جهت تسریع در حل و فصل امور ، تسهیل در اجرای برنامه های توسعه و ارائه خدمات مورد نیاز به مردم با کیفیت مطلوب ، همواره مورد تاکید مقامات و مسئولین کشور بوده است. در سالهای اخیر کوشش های زیادی در جهت تحول در نظام اداری صورت گرفته است و با ایجاد شبکه راهبری و استقرار کمیسیون ها و شوراهای تحول اداری در دستگاه های دولتی گام های مثبتی در این جهت برداشته شده است.
در این ارتباط ، بمنظور ایجاد تحرک و پویائی لازم در نظام اداری کشور و انسجام بخشیدن به اقداماتی که با هدف کارآمد نمودن نظام اداری انجام می پذیرد و بر اساس بررسی و تحلیل وضع گذشته و ترسیم وضعیت آینده این نظام ، برنامه تحول اداری تنظیم ودر هیئت محترم وزیران مورد تصویب قرار گرفت.
هفت برنامه اصلی ایجاد تحول در نظام اداری کشور عبارتند از :
1- برنامه منطقی نمودن اندازه دولت
2- برنامه تحول در ساختارهای تشکیلاتی دولت
3- برنامه تحول در نظام های مدیریتی
4- برنامه تحول در نظام های استخدامی
5- برنامه آموزش و بهسازی نیروی انسانی
6- برنامه اصلاح فرآیند ها ، روشهای انجام کار و توسعه فن آوری اداری
7-برنامه ارتقاء و حفظ کرامت مردم در نظام اداری ( طرح تکریم)
ازآنجا که یکی از مقوله های افزایش کارآمدی نظام اداری ، شیوه مدیریت در دستگاه های دولتی می باشد ، و بمنظور ایجاد سازوکارهای لازم در ارائه خدمات مطلوب و موثر به مردم و نیز حفظ و ارتقاء کارائی از طریق مشارکت همه اعضاء یک سازمان دولتی ، برنامه ” تحول در نظام های مدیریتی” بعنوان یکی از برنامه های هفتگانه تحول اداری منظور گردید .
به همین منظور، شوراي عالي اداري كشور ، در مورخه 10/12/79 رویکرد جدیدی را تحت عنوان ” نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها“ تصویب وابلاغ نمودند (موضوع مصوبه شماره 430/13 .ط مورخ 15/12/1379 شوراي عالي اداري) که این مصوبه طی بخشنامه شماره 195940/1900 مورخه 24/10/1381 معاون محترم توسعه مديريت و منابع انساني سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور به کلیه دستگاه های اجرائی ابلاغ گردیده است .
مقدمه مشاركت يك مفهوم تاريخي است كه ريشه در اداره امور عمومي و افكار مذهبي دارد.
به عنوان مثال، مشاركت بر مبناي مشورت در اسلام تحت عنوان «شورا» مورد توجه قرار گرفته است. قرآن كريم به طور صريح مديران را مكلف مي كند در اموري كه نياز به تحقيق و تفحص دارند بر مبناي مشورت به تصميم گيري بپردازند
قرآن کریم در اینمورد میفرمایند:
وشاورهم في الامر فاذا عزمت فتوكل علي الله (سوره آل عمران آيه 159)
(اي رسول ما)درامور (اداره جامعه ) بامردم مشورت كن ، پس چون (تو) تصميم گرفتي به خداوندتوكل كن.
اميرالمومنين حضرت علي (ع) در نهج البلاغه میفرمایند:
«من استبد برايه هلك و من شاور الرجال شاركها في عقولها»
«كسي كه استبداد در اعمال نظرش داشته باشد هلاك مي شود وكسي كه با مردم مشورت كند درعقلهاي آنها شريك است .»
با توجه به موارد فوق نظام پيشنهادها داراي پشتوانه فرهنگي غني در اسلام مي باشد .و امربـه معروف، نهي از منكر و مشاوره مستقيماً در راهبردهاي اين نظام مطرح ميگردند
تعريف مشاركت
1- مشاركت راهكاري است كه به كاركنان اجازه داده ميشود به جاي اينكه هميشه مديريت و رهبري شوند از توانايي هاي خود بهره گيرند، فكر كنند و قوه خلاقيت خود را به كار اندازند و در تصميمگيريها مشاركت و دخالت داشته باشند.
2- « روشي كه در آن كليه پرسنل يك سازمان درباره راه هاي حل مسائل و ارتقاء بهره وري سازمان فعالانه مشاركت نموده و حاصل انديشه هاي خود را در قالب طرح هاي پيشنهادي فردي و گروهي به سازمان ارائه مي كنند، را مشارکت مینامند.»
تعريف مديريت مشاركتي : نظام مديريت مشاركتي، نظام همكاري فكري و عملي كاركنان يك سازمان با سطوح مختلف مديريتي آن سازمان است.
در اين نظام كليۀ افراد سازمان دربارۀ روشهاي حل مسايل و ارتقاي بهرهوري سازمان، فعالانه می انديشند ، و حاصل آن را در قالب طرحها و پيشنهادها مختلف به سازمان ارايه ميكنند.
در اين نظام براي خلاقيتهاي كليۀ اعضاي سازمان ارزش شايسته قايل شده و در تصميمگيريها از آنها استفاده ميشود.
بدين طريق يك نظام همفكري و همانديشي براي رسيدن به اهداف سازمان بوجود می آید و مديريت سازمان از گنجينۀ غني طرحها، انديشهها و راه حلها برخوردار شده و براي نيل به اهداف سازماني از آنها بهره ميجويد.
به عبارت دیگر: مديريت مشاركتي عبارتست از « به وجود آوردن فضا و نظامي توسط مديريت كه تمام كاركنان و مشتريان و پيمانكاران يك سازمان در روند تصميم سازي ، تصميم گيري و حل مسايل و مشكلات سازمان با مديريت همكاري و مشاركت نمايند » .
هدف از مشاركت – 7 ارزش بنيادي
راه دادن مردم به نظارت بر سرنوشت خويش
بازگشودن فرصت هاي پيشرفت بر روي مردم
آسان سازی شنيدن صداي ديگران
فراهم کردن بستر احترام به ایجاد و مالكيت فکر و اندیشه
نيرومند سازی کارکنان از نظر خلاقیت
سهيم كردن نيروهاي انساني در قدرت و اختيار
شکستن فرهنگ سكوت در سازمان.
تعريف نظام پيشنهادها
ابتدا تعريفي از پيشنهاد را معرفي نمائيم :
پيشنهاد به فكرو انديشه اي گفته مي شود كه آگر به اجرا در آيد موجب تغيير و تحول مثبت ، حل مسائل ، اصلاح روشهاي موجود ، افزايش بهره وري و در نهايت رضايت مشتريان و كاركنان گردد.
Suggest در لغت به معني اظهار عقيده و پيشنهاد كردن آمده است و Suggestion System بمعني نظام پيشنهادها که در مباحث مديريت مشاركتي بكار رفته است .
نظام پيشنهادها ، تكنيكي است كه از طريق آن مي توان به يافته هاي ذهني و انديشه سرمايه هاي انساني در حل مسايل و ايجاد سؤالات جديد و راه حل هاي بهينه ، در راستاي فرهنگ تغيير و بهسازي مستمر سازمان دست يافت
بعبارت ديگر،نظام پيشنهادها :
- فرمانبرداري از دانايي و بگردش انداختن انديشه هاست
پرهيز از ترويج روحيه استبداد برأي است
و از اين رهگذر ، سازمان آمادگي ورود به دوره بلوغ و ترويج روحيه مشاركت را پيدا مي كند .
به دیگر سخن اینکه:
نظام پيشنهادها يا طرح بسيج انديشه ها ، يكي از روشهاي مؤثر درتغيير شرايط كار و ايجاد زمينه مناسب براي مشاركت كاركنان مي باشد
نظام يا سيستم پيشنهادات ، تكنيكي است كه ميتوان از فكر و انديشه هاي كاركنان براي مسئله يابي، چارهجويي و حل مسائل و مشكلات سازماني بهره جست.
بر اساس نظام پيشنهادات كليه كاركنان از عاليترين رده سازماني تا پايين ترين سطح آن ميتوانند پيشنهادات، ايدهها ، ابتكارات و نظرات خود را براي رفع نارساييهاي موجود در روند كاري و يا بهبود روشهاي انجام كار و يا افزايش كيفيت خدمات ارائه دهند.
البته نظام پيشنهادات فقط انتقاد نيست بلكه در آن راه چاره ها نيز ارائه ميگردد.
بنابراین در این سیستم فقط به بيان مشكلات نمی پردازد ، بلكه راه حلهاي رفع مشكلات نيز ارائه مي شود از اين طريق كاركنان مي توانند به همه امور و فعاليتهاي سازمان بپردازند و پيشنهادهاي اصلاحي خود را بر اساس فرآيندي مشخص تدوين و ارائه نمايند.
اهداف نظام پيشنهادها
اين نظام داراي اهداف و منافع زيادي براي سازمان است كه در زير به اهم آنها اشاره مي گردد :
1- عنايت به كرامت انساني و ايجاد زمينههاي لازم براي توسعه، تفكر و تعقل آنان به منظور ايجاد بستر مناسب جهت مشاركت كليه كاركنان بعنوان مهمترين منبع مديريت
2- حذف موانع در مشاركت فراگير كاركنان .
3- افزايش انگيزش در كاركنان ، تشويق روحيه كاري و افزايش قابيت حل مسأله .
4- تقويت و بهبود ارتباطات كاركنان و سازمان و ايجاد اعتماد متقابل بین کارکنان با مدیران .
5. افزايش بهره وري و كيفيت کار و تقليل هزينه های سازمان
6. ارج نهادن بيشتر به شخصيت وجودي انسان ها از طريق ايجاد فضاي مناسب براي بروز خلاقيت ها .
7. آگاهي مديريت ارشد از ميزان توانايي هاي بالفعل و بالقوه كاركنان سازمان .
8. گشودن دانشي كه در صفحات ذهن ما منقوش ولي مستور است ، كه با كوشش ، آن صفحه در ضمير انسان گشوده و به صورت پيشنهاد در ذهن به تصوير در مي آيد .
9. ارسال اطلاعات دقیق و کامل از پایین به بالا
10- ارتقاء سطح كارايي كاركنان و همسوسازي اهداف فرد و سازمان از طريق فراهم نمودن منافع مشترك مادي و معنوي
11- ارتقاء كيفي زندگي مادي كاركنان و سلامت و نشاط روحي درایشان
12- بهبود مستمر اموردر سازمان ،از طريق بالابردن كيفيت خدمات، تقليل ضايعات، كاهش هزينههاي توليدي و غير توليدي، بهبود روند عملياتي، افزايش ايمني و بهداشت و ساير اهداف مشابه.
13- برطرف کردن نقاط ضعف سازمان و شناسایی گلوگاهها و حل مسایل لاینحل
14- افزایش وسعت دید مدیریت ارشد نسبت به کارکنان سازمان
15- افزايش سطح دانش و آموزش به صورت خودجوش و مستمر
16- ارتقاء دانش و مهارت نیروی کار
17- افزایش حس مسوولیت پذیری و تعلق سازمانی در کارکنان
18- ایجاد محیط دوستانه میان مدیران و کارکنان
19- افزايش سطح انگيزش شغلي ، رضايت شغلي و بهداشت رواني کارکنان
20- افزايش سطح خلاقيت و نوآوري کارکنان در سازمان
نتايج مورد انتظار از پيشنهادها
1- افزايش كيفيت وكميت فعالیت های علمی ، فرهنگی و خدماتی سازمان
2- پديد آوردن برنامه هاي تازه وابتكاري در زمينه فعاليتهاي سازماني
3- صرفه جويي در هزينه هاي عملياتي وغير عملياتي وكاهش هزينه هاي سربار ومصرف بهينه منابع
4- جلوگيري از كاغذ بازي و سرعت بخشيدن به فعالیت ها وخدمات سازمان
5- پيشگيري از كارهاي موازي ودوباره كاري وكاهش مراجعات پي در پي ارباب رجوع
6- ابداع روشهاي تازه براي افزايش رضايت وخشنودي مراجعان
7- بهبودي امور رفاهي كاركنان
8- دلپذير كردن محيط كار وبسط روابط انساني مطلوب در ميان كاركنان
9- جلب حمايت وپشتيباني مردمي براي فعاليتها وخدمات سازماني
10-اصلاح وتغيير مقررات ، آيين نامه ها ودستورالعملهاي كاري وساختار سازماني وگردش كار موجود درسازمان
11- بالابردن وبهتر كردن مناسبات و پيوندهاي سازمان با ديگر نهادها وسازمانهاي اجرايي عمومي وخصوصي در قلمرو جغرافياي سازمان
عوامل مؤثر در موفقيت نظام پيشنهادها
1. پشتيباني جدي مديريت ارشد سازمان از نظام پيشنهادها
2. به وجود آوردن ايمان و انگيزه در كاركنان و مديران سازمان براي ايجاد بهبود مستمر
3. استفاده از تجريبات سازمان هاي موفق و مشاورين مطلع
4. گماردن دبير اجرايي تمام وقت ، علاقمند ، فعال و كارآمد
5. دسترسي كاركنان به دبيرخانه نظام پيشنهادها
6. انجام تبليغات مناسب به منظور پر رونق كردن نظام پيشنهادها
7. جلب توجه افراد به يك معضل بخصوص به منظور تمركز ايده بر آن ( بذر پاشي براي پيشنهادها )
. آموزش به كاركنان در مورد نحوه به فعليت درآوردن يك ايده خام به پيشنهادي مؤثر ( شكار پيشنهادها )
9. تشكيل تیم های پيشنهاد دهي بعد از گذشت حدود يكسال از استقرار نظام پيشنهادها
10. به كارگيري يك نظام اطلاعاتي منسجم ، يكپارچه و مكانيزه به منظور آگاهي از وضعيت پيشنهادها
11. آمادگی اخذ پيشنهاد از مشتريان و پيمانكاران سازمان بعد از گذشت دو سال از استقرار نظام پيشنهادها
12. اجراي به موقع پيشنهادهاي تصويب شده
13. پرداخت به موقع و عادلانه پاداشهاي پيشنهاد دهندگان
14. لزوم اعلام دلايل رد پيشنهادها به پيشنهاددهنده و برخورداري فرد از حق اعتراض به دلايل عنوان شده دلایل عدم استقبال و راه حل ها متأسفانه به دلايل مختلف نظام مشاركتي و پيشنهادات در كشور ما جايگاه خود را پيدا نكرده است. كاركنان در تصميم گيريهاي سازمان مشاركت داده نميشوند و اگر در يك سازماني مشاركت هم داده شوند از طرف كاركنان استقبال نميشود.
شايد از مهمترين دلايل عدم استقبال كاركنان از سيستم پيشنهادات به دليل بيتوجهي به نظرات و پيشنهادات كاركنان بوده است. كه نظرات و پيشنهاداتي را مطرحكرده اند ولي به آنها بهايي داده نشده است.
و لذا براي كاركرد بهتر اين نظام در سازمانهاي ايران ابتدا بايد كار فرهنگي صورت گيرد تا ذهنيتي كه از ارائه پيشنهادات دارند تغيير يابد
به همين علت اگر اين سيستم را در سازمان مستقر کرديد، انتظار نداشته باشيد كه از فرداي آن روز پيشنهادات از جاي جاي سازمان سرازير گردد بلكه براي معتبر سازي و ايجاد يك ذهنيت مثبت تلاش كنيد و آن نيز با شعار امكان پذير نميباشد بلكه بايد عملاً نظام پيشنهادات را تقويت كنيد
در ژاپن : بررسيها و تحقيقات نشان ميدهد كه در بين كشورهاي دنيا ژاپنيها از اين نظام بهتر و بيشتر استفاده كرده اند و قسمتي از رشد و پيشرفت خود را مرهون مديريت مشاركتي ميدانند.
به همين منظور اكثر موفقيت شركتهاي ژاپني را نه به خلاقيت و نوآوري كاركنانش بلكه به نوع و شيوه مديريت آنها نسبت ميدهند.
شيوهاي كه در كل جهان به الگوي ژاپني معروف شده است .
يكي از عمده ترين برتري الگوي ژاپني نسبت به ساير الگوها، به چگونگي تشويق و ترغيب، افزايش انگيزه، خلاقيت و نوآوري كاركنان بستگي دارد.
به خاطر همين است كه نظام پيشنهادات در كليه شركتهاي ژاپني مستقر مي باشد.
در جدول زير به طور نمونه به چند شركت اشاره مي شود.(2005)
نام شركت تعداد كاركنان تعداد پيشنهادات سرانه هر کارمند
مزدا 23929 3025853 1265 تويوتا 55576 2648710 476
كانون 13788 1076356 781 هيتاچي 557051 3618014 634
يك شركت امريكايي 9000 21000 23 در ژاپن ميزان پيشنهادات هر سازمان به عنوان افتخارات سازماني محسوب مي شود هر مدير كه مسايل كشف شده بيشتري داشته باشد از شهرت بهتري برخوردار مي شود و هر كارمندي كه مسايل جديدي كشف كند معززتر است ودر ژاپن سرانه پيشنهادات هر شرکت ، ميزان مشاركت، انگيزه، خلاقيت و نوآوري را در هر سازماني مشخص ميكند.
واز اینکه وقت خود را برای فراگیری آموزش این دوره قرار دادید سپاسگزارم و امیدوارم توانسته باشم اطلاعات جامع و مفیدی را در اختیار شما گذاشته باشم وشما نیز بتوانید از این اطلاعات (هر چند اندک) در بهبود وضعیت کاری و اداری خود و در جهت بهبود سازمان خویش حد اکثر بهره برداری را بنمایید. والسلام
کاندیدای چهارمین دوره شورای اسلامی تهران ، شمیرانات، ری و اسلامشهر